Regulamin Działania Zarządu

scan regulaminu do pobrania tutaj

 

REGULAMIN PRACY {działania} ZARZĄDU
Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej OSK z/s w Koszalinie

§ 1

Uczestnicy posiedzenia

  1. Członkowie Zarządu wykonują swoje obowiązki osobiście,
  2. W posiedzeniach Zarządu mogą uczestniczyć bez prawa głosu zaproszeni goście.

 § 2

Zwoływanie, przewodniczenie obradom Zarządu i tryb podejmowania uchwał

  1. Posiedzenia Zarządu powinny być organizowane w każdym kwartale.
  2. Posiedzenie Zarządu zwołuje Prezes albo upoważniony na piśmie przez Prezesa inny członek Zarządu, a w razie trwałej nieobecności Prezesa zastępujący go wiceprezes:
    1. z własnej inicjatywy,
    2. na zgodny wniosek Komisji Rewizyjnej w formie pisemnej uchwały,
    3. na zgodny wniosek co najmniej ½ liczby członków Zarządu.
  3. Osoba zwołująca posiedzenie Zarządu z wyprzedzeniem, co najmniej dwutygodniowym zawiadamia e-mail, sms, faksem albo pisemnie członków zarządu - określając termin, godz. i miejsce posiedzenia oraz tematykę obrad.
  4. Obradom Zarządu przewodniczy prezes lub upoważniony na piśmie przez prezesa inny członek Zarządu.
    W razie trwałej nieobecności prezesa obradom zarządu przewodniczy wiceprezes.
  5. Uchwały Zarządu przy braku sprzeciwu mogą być podejmowane w drodze tzw. „aklamacji”, a w głosowaniu - zwykłą większością głosów przy obecności lub uczestnictwie prezesa, a w razie jego trwałej nieobecności, przy obecności wszystkich pozostałych członków Zarządu oraz przewodniczącego Komisji Rewizyjnej. W razie równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego obradom.
  6. Przewodniczący obradom może zarządzić tajny tryb głosowania.
  7. Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do zarządu oddziału terenowego. Z tym, że zawiadomienia o posiedzeniu zarządu oddziału terenowego wysyła się z wyprzedzeniem, co najmniej tygodniowym.

§ 3

Kompetencje, obowiązki członków Zarządu

1. PREZES Zarządu OIGOSK

  1. Może wyrazić zgodę, aby Wiceprezes Zarządu OIGOSK, działając łącznie z członkiem Zarządu OIGOSK, reprezentował Izbę w konkretnej sprawie lub złożył w imieniu Izby określone oświadczenie woli, zgodnie z art.17 ust.5 lit. b) statutu.
  2. Może udzielić na piśmie pełnomocnictwa do reprezentowania OIGOSK na zewnątrz w konkretnej sprawie. Powyższe znajduje odpowiednie zastosowanie do Wiceprezesa Zarządu OIGOSK działającego łącznie z członkiem Zarządu, za zgodą Prezesa Zarządu OIGOSK albo w przypadku trwałej nieobecności Prezesa, zgodnie z art.17 ust.5 lit. b) statutu.
  3. Zwołuje i przewodniczy obradom Zarządu,
  4. Zwołuje i przewodniczy obradom Kolegium Doradczego Zarządu,
  5. Przydziela funkcje, wyznacza, ocenia i rozlicza wykonanie zadań przez poszczególnych członków Zarządu OIGOSK w tym i członków zarządów oddziałów terenowych,
  6. Koordynuje pracę członków Zarządu OIGOSK,
  7. Podpisuje zawierane umowy, porozumienia oraz pisma i wystąpienia OIGOSK,
  8. Podejmuje wiążące decyzje w sprawach niecierpiących zwłoki, o których informuje Zarząd na najbliższym posiedzeniu.

 

2. WICEPREZES Zarządu OIGOSK

1. W okolicznościach określonych w statucie i niniejszym regulaminie dwaj wiceprezesi działając łącznie zastępują Prezesa OIGOSK, a w przypadku trwałej nieobecności prezesa z powodu np. śmierci, długotrwałej choroby, rezygnacji z funkcji, utraty członkostwa w izbie itp. – przejmują kompetencje PREZESA OIGOSK na okres do najbliższego Walnego Zebrania Członków lub Zebrania Delegatów, które w takiej sytuacji - powinno dokonać wyboru Prezesa OIGOSK, chyba że Prezes wystosuje do WZC lub ZD pismo w którym zaprezentuje okoliczności uzasadniające odstąpienie od przeprowadzania wyborów. Jednak decyzja w tym względzie należy do WZC lub ZD. W przypadku rezygnacji z przeprowadzania wyborów nowego prezesa, WZC lub ZD powinno podjąć uchwałę o udzieleniu jednemu z wiceprezesów pełnomocnictwa i wyposażeniu go w statutowe prerogatywy prezesa – na czas nieobecności Prezesa OIGOSK jednak nie dłużej jak do następnego Zwyczajnego WZC lub ZD,

2. Nadzoruje logistyczne zabezpieczenie posiedzeń władz OIGOSK lub przedsięwzięć organizowanych z inicjatywy tych władz (przygotowanie pomieszczenia i konfiguracji ustawień, nagłośnienia oraz środków audiowizualnych),

3. Nadzoruje i koordynuje działalność Oddziałów Terenowych, składając sprawozdania na posiedzeniach Zarządu,

4. Na zasadach określonych w § 3 ust.1 pkt 1 i 2, działając łącznie z innym członkiem Zarządu OIGOSK, reprezentuje Izbę na zewnątrz, o czym mowa w art.17 ust.5 lit. b) statutu.Nie wymaga się zgody Prezesa Zarządu OIGOSK w razie jego trwałej nieobecności, o której mowa w pkt.1).Reprezentowanie OIGOSK i związane z tym podejmowanie czynności wywołujących skutki prawne, w szczególności o charakterze zobowiązaniowym - bez wymaganej zgody Prezesa Zarządu OIGOSK stanowi uchybienie obowiązkowi określonemu w art.7 ust.14 lit. a) statutu i w konsekwencji mogą być zastosowane konsekwencje określone w art.8 ust.4 statutu.

5. We współpracy z sekretarzem sporządza sprawozdania okresowe i roczne z działalności merytorycznej OIGOSK,

6. Redaguje obowiązkowe informacje oraz dba o prawidłowe i terminowe wypełnianie obowiązków statystycznych OIGOSK,

7. W okolicznościach usprawiedliwiających niemożność złożenia podpisu przez Prezesa, podpisuje zobowiązania majątkowe OIGOSK wymagające dwóch podpisów ( art.30 Statutu) - niezwłocznie informując o tym Zarząd,

8. Realizuje inne zadania wyznaczone przez prezesa OIGOSK.

 

3. SEKRETARZ Zarządu OIGOSK

1. Protokółuje przebieg i ustalenia (uchwały) Zarządu, dbając o nadanie im chronologicznej i kolejnej numeracji,

2. Na zlecenie prezesa lub osoby, o której mowa w §2 ust.2 redaguje i po akceptacji zlecającego wysyła zawiadomienia (zaproszenia) na posiedzenia Zarządu i jego Kolegium Doradczego,

3. Na zlecenie redaguje i po akceptacji prezesa wysyła zawiadomienia (zaproszenia) na Walne Zebranie Członków lub ZD z zachowaniem terminów określonych w art.13 ust.7 i 8 statutu,

4. Współpracuje z wiceprezesami przy redagowaniu okresowych i rocznych sprawozdań z działalności merytorycznej OIGOSK,

5. W okolicznościach usprawiedliwiających niemożność złożenia podpisu przez Prezesa, podpisuje zobowiązania majątkowe wymagające dwóch podpisów (art.30 statutu).
O fakcie podpisania łącznie z wiceprezesem zobowiązania – niezwłocznie informuje Zarząd,

6. Prowadzi dokumentację członkowską (zakłada teczki, w których zamieszcza wszystkie dokumenty związane z danym członkiem OIGOSK).

7. Realizuje inne zadania wyznaczone przez prezesa OIGOSK.

 

4. SKARBNIK Zarządu OIGOSK

1. Wyjątkowo, w uzasadnionych okolicznościach przyjmuje wpłaty gotówkowe wystawiając każdorazowo dowód wpłaty „Kp”, które traktuje jako druki ścisłego zarachowania. Przyjęte kwoty należy niezwłocznie wpłacić na r-k bankowy OIGOSK.

2. Prowadzi ewidencję należności i zobowiązań członków z tytułu wpisowego i składek członkowskich oraz innych należności OIGOSK w układzie bieżącym, „historycznym” i narastającym,

3. Prowadzi bieżącą ewidencję przychodów i wydatków OIGOSK,

4. Sporządza sprawozdania bieżące i roczne oraz w układzie narastającym w zakresie finansów OIGOSK, przedkłada je Zarządowi oraz po zaakceptowaniu przez Zarząd - WZC lub ZD,

5. Dba o terminowe dostarczenie danych do sporządzenia sprawozdań finansowych ( Bilansu Rocznego; Rachunku Wyników; Informacji Dodatkowej) oraz deklaracji CIT-8,itp.,

6. Sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym potwierdzając podpisem dokumenty finansowe dostarczane do ujawnienia w księgach rachunkowych OIGOSK,

7. współpracuje z właściwym Urzędem Skarbowym w sprawie rozliczeń podatkowych OIGOSK oraz redaguje i przedstawia prezesowi do akceptacji i podpisu korespondencję w tym zakresie,

8. Redaguje i po akceptacji prezesa wysyła wezwania o zapłatę zaległych składek członkowskich, wpisowego oraz innych należności,

9. Wnioskuje o wdrożenie procedur roszczeniowo - egzekucyjnych wobec członków uporczywie uchylających się od obowiązku opłacania składek członkowskich czy innych należności,

10. Z upoważnienia prezesa uczestniczy w procedurach sądowo – egzekucyjnych mających na celu uzasadnienie i wyegzekwowanie wierzytelności OIGOSK,

11. W okolicznościach usprawiedliwiających niemożność złożenia podpisu przez Prezesa, podpisuje zobowiązania majątkowe OIGOSK wymagające dwóch podpisów (art.30 Statutu ).
O fakcie podpisania łącznie z wiceprezesem zobowiązania – niezwłocznie informuje Zarząd,

12. Realizuje inne zadania wyznaczone przez prezesa OIGOSK.

13. Skarbnik ponosi osobistą materialną i moralną odpowiedzialność za prawidłowe, zgodne z niniejszym regulaminem dysponowanie kwotami, o których mowa w ust.1.

14. Skarbnik jest zwolniony z obowiązków, o których mowa w pkt. 3 i 7 jeżeli Zarząd zleci ich wykonywanie innej osobie lub instytucji zajmującej się doradztwem i prowadzeniem dokumentacji fiskalnej.

 

 § 4

Postanowienia końcowe

  1. Dla zapewnienia należytego zabezpieczenia pozostałych kwestii logistycznych (uzgodnienia menu serwisów kawowych, posiłków, listy roomingowej zakwaterowania i bieżących jej zmian, recepcji uczestników, obsługi kancelaryjnej) i sprawnego przebiegu obrad - można skorzystać z pomocy innego członka OIGOSK, którego zwalnia się z opłat pobytowych oraz należy się zwrot kosztów podróży na zasadach i w wysokości jak dla członka zarządu OIGOSK.
  2. Wszelka dokumentacja OIGOSK jest przechowywana w siedzibie Izby. Informacje pozyskane w związku z pełnioną funkcją w organach OIGOSK nie opublikowane lub nie zamieszczone w jawnych, ogólnie dostępnych ewidencjach – pod rygorem poniesienia konsekwencji, o których mowa w art.8 ust.4 statutu mogą być udostępniane wyłącznie za zgodą prezesa OIGOSK. Obowiązek udowodnienia uzyskania zgody ciąży na osobie udzielającej informacji.
  3. O zakresie publikowanych na witrynie internetowej informacji z posiedzeń Władz decyduje Zarząd OIGOSK, a o pozostałych informacjach Prezes Izby.
  4. Zarządy Oddziałów Terenowych stosują niniejszy regulamin odpowiednio.
  5. Zarząd Oddziału Terenowego może opracować własny regulamin, który stosownie do art.19 ust.3 statutu może wejść w życie dopiero po uzyskaniu akceptacji Zarządu OIGOSK, o którym mowa w art. 9 ust.2.
  6. Niniejszy regulamin został uchwalony na VII Zebraniu Delegatów w dniu 24.05.2014 uchwałą nr ZDVII– 28/V/2014
  7. Traci moc regulamin pracy zarządu uchwalony w dniu 19.03.2011 r. uchwałą ZDIII-15/IV/2011.
  8. Postanowienia regulaminu obowiązują od dnia uchwalenia,

 

 

                                       Podpisy

Sekretarze ZDVII                                                              Przewodniczący ZDVII
Wojciech Ślusarski                                                          Zbigniew Popławski
Jan Papierski                                                                  Edmund Zarzycki